Datenschutzerklärung

Stand: 06.07.2026 

1. VERANTWORTLICHER

youpartments GmbH, Urbanstraße 8, 48143 Münster, Deutschland

Geschäftsführer: Kilian Fenneberg

Telefon: +49 159 01603022 | E-Mail: info@youpartments.com

Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de

2. GRUNDSÄTZE

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, die Durchführung von Buchungen und Aufenthalten, die Kommunikation mit Ihnen oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist – oder soweit Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertrag), lit. c (rechtliche Verpflichtung) und lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO.

3. BUCHUNG UND AUFENTHALT

Verarbeitete Daten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Buchungsdaten (Zeitraum, Apartment, Preis, Mitreisende), Korrespondenz.

Zwecke: Abschluss und Durchführung des Beherbergungsvertrags, Gästebetreuung, Abrechnung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter):

- Hostaway Oy/Inc. (Property-Management-System) – Verarbeitung auch in den USA, siehe Ziffer 11.

- Microsoft Ireland Operations Ltd. / Microsoft Corporation (Microsoft 365, OneDrive, Azure – Hosting unserer internen Buchungs- und Verwaltungssoftware) – siehe Ziffer 11.

Bei Buchung über Booking.com oder Airbnb erhalten wir Ihre Daten von der jeweiligen Plattform; für die Verarbeitung dort ist die Plattform selbst verantwortlich (eigene Datenschutzerklärung der Plattform).

Speicherdauer: Buchungs- und Gästedaten löschen wir spätestens 5 Jahre nach Ende des Aufenthalts (Orientierung an der regelmäßigen Verjährungsfrist sowie der Betreuung wiederkehrender Gäste), soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insb. §§ 147 AO, 257 HGB: 8 bzw. 10 Jahre für Rechnungsdaten) bestehen.

4. MELDESCHEIN UND IDENTITÄTSPRÜFUNG

Bei Anreise sind wir gesetzlich verpflichtet, einen Meldeschein zu erheben (§§ 29, 30 Bundesmeldegesetz). Hierzu lassen wir uns ein gültiges Ausweisdokument vorzeigen und erfassen die melderechtlich vorgeschriebenen Angaben. Ausweiskopien werden nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 29, 30 BMG.

Speicherdauer: Meldescheine werden gemäß § 30 Abs. 4 BMG ein Jahr aufbewahrt und danach vernichtet.

5. ZAHLUNGSABWICKLUNG (STRIPE)

Zahlungen werden über Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) bzw. Stripe Inc. (USA) abgewickelt. Ihre Kreditkartendaten werden direkt von Stripe erhoben und gespeichert; wir selbst erhalten und speichern keine vollständigen Kartendaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 11.

Stripe kann Zahlungen im Rahmen der eigenen Betrugsprävention als eigener Verantwortlicher prüfen; Einzelheiten in der Datenschutzerklärung von Stripe.

6. TELEFONISCHER KI-SPRACHASSISTENT UND GESPRÄCHSAUFZEICHNUNG

Unsere telefonische Erreichbarkeit wird durch einen KI-gestützten Sprachassistenten unterstützt. Sie werden zu Beginn jedes Anrufs darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI-System sprechen; auf Wunsch werden Sie an einen Mitarbeiter weitergeleitet (Transparenz nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689, „KI-VO“).

Aufzeichnung: Telefongespräche zeichnen wir nur auf, wenn Sie zu Beginn des Gesprächs ausdrücklich einwilligen (aktive Ja-Antwort). Ohne Einwilligung wird das Gespräch nicht aufgezeichnet; Sie können unser Angebot trotzdem uneingeschränkt nutzen.

Verarbeitete Daten: Rufnummer, Gesprächsinhalt/Audioaufnahme, Transkript, Datum/Uhrzeit, dokumentierte Einwilligung.

Zwecke: Aufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens, Qualitätssicherung.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Aufzeichnung); Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung des Anliegens). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Kontakt: Ziffer 14).

Speicherdauer: Aufnahmen und Transkripte werden nach 90 Tagen gelöscht, soweit sie nicht für die weitere Vertragsabwicklung erforderlich sind.

Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter):

- ElevenLabs Inc. (USA) – Sprachverarbeitung/Sprachausgabe

- Anthropic PBC (USA) – Sprachmodell zur Anliegenserkennung

- OpenAI, L.L.C. / OpenAI Ireland Ltd. (USA/Irland) – Sprachmodell zur Anliegenserkennung

Mit diesen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Eine Verwendung Ihrer Daten zum Training der KI-Modelle ist vertraglich ausgeschlossen. Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 11.

7. KOMMUNIKATION PER E-MAIL, SMS UND WHATSAPP

E-Mail: Wir nutzen Microsoft 365 (Exchange Online). Inhalte und Metadaten Ihrer Nachrichten werden zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

SMS: Für vertrags- und servicebezogene Nachrichten (z. B. Check-in-Informationen) versenden wir SMS über die Infrastruktur unseres Buchungssystems Hostaway; der Versand erfolgt dabei über einen von Hostaway eingesetzten SMS-Dienstleister mit möglichem US-Bezug. Verarbeitet werden Ihre Mobilnummer und der Nachrichteninhalt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Werbliche SMS versenden wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 11.

WhatsApp Business: Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren oder diesen Kanal wünschen, verarbeiten wir Ihre Mobilnummer und Nachrichteninhalte über die WhatsApp Business Platform der Meta Platforms Ireland Ltd. Dabei erhält Meta Metadaten der Kommunikation. Die Nutzung ist freiwillig; Sie können uns jederzeit stattdessen per E-Mail oder Telefon erreichen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; hinsichtlich des Kanals Ihre konkludente Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 11.

8. VIDEOÜBERWACHUNG UND LÄRMSENSOREN

Videoüberwachung: In Gemeinschafts- und Außenbereichen unserer Objekte (nicht in den Apartments) setzen wir Videokameras ein.

Zwecke: Schutz des Eigentums, Sicherheit der Gäste, Aufklärung von Straftaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse); die Bereiche sind beschildert.

Speicherung: Die Aufnahmen werden lokal auf dem Aufnahmegerät (SD-Karte) gespeichert und automatisch überschrieben, spätestens nach 72 Stunden, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls benötigt werden. Ein Fernzugriff erfolgt nur durch berechtigte Mitarbeiter zur Vorfallsklärung.

Lärmsensoren: In Apartments können Dezibel-Sensoren verbaut sein. Diese messen ausschließlich den Schallpegel und zeichnen keine Stimmen oder Gespräche auf.

9. WEBSITE: HOSTING, COOKIES, ANALYSE

Hosting: Unsere Website wird unter unserer Domain bei der Strato AG (Berlin) betrieben; das Buchungs- und Website-System wird durch Hostaway bereitgestellt. Beim Aufruf werden Server-Logdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite) zur Bereitstellung und Sicherheit der Website verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und nach 7 Tagen gelöscht.

Einwilligungsverwaltung (Consent-Banner): Zur Einholung und Dokumentation Ihrer Einwilligungen setzen wir CookieYes (CookieYes Limited, Irland/Großbritannien) ein. Dabei werden Ihre IP-Adresse (gekürzt), Datum/Uhrzeit und Ihr Einwilligungsstatus verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Cookies und Analyse-Dienste: Technisch nicht erforderliche Cookies und Analyse-Dienste (derzeit: Google Analytics) verwenden wir nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Einwilligung setzen diese Dienste keine Cookies und erstellen keine Nutzungsprofile (Google Consent Mode); eine Auswertung erfolgt erst, nachdem Sie eingewilligt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Google Maps / externe Inhalte: Kartendienste binden wir nur nach Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

10. INTERNE VERWALTUNG UND REINIGUNGSPLANUNG

Zur Organisation der Aufenthalte verarbeiten unsere Verwaltungsmitarbeiter Gästedaten in unserem internen CRM (gehostet auf Microsoft Azure/OneDrive). Reinigungskräfte sehen in einer Einsatzplanungs-App ausschließlich die für den Einsatz erforderlichen Angaben (Gastname, An-/Abreise, Apartment).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

11. DATENÜBERMITTLUNG IN DRITTLÄNDER (INSBESONDERE USA)

Einige unserer Dienstleister verarbeiten Daten in den USA. Die Übermittlung stützen wir auf:

- den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (DPF) (Durchführungsbeschluss (EU) 2023/1795 vom 10.07.2023), soweit der jeweilige Anbieter aktiv zertifiziert ist (Prüfung unter www.dataprivacyframework.gov), und/oder

- Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit ergänzenden Schutzmaßnahmen.

Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie über die Kontaktdaten in Ziffer 1 anfordern.

12. WEITERE EMPFÄNGER

Soweit erforderlich, übermitteln wir Daten an: Steuerberater und Buchhaltung (gesetzliche Pflichten), Behörden (z. B. Meldebehörden, Finanzverwaltung), Rechtsanwälte und Gerichte (Rechtsverfolgung), Versicherungen (Schadensfälle). Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.

13. SPEICHERDAUER UND LÖSCHUNG

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfallen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Überblick:

- Buchungs-/Gästedaten (CRM, PMS): 5 Jahre nach Abreise

- Rechnungs-/Buchhaltungsdaten: 8–10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)

- Meldescheine: 1 Jahr (§ 30 Abs. 4 BMG)

- Telefonaufzeichnungen/Transkripte: 90 Tage

- Videoaufnahmen: 72 Stunden, bei Vorfällen bis zur Klärung

- Server-Logs: 7 Tage

- WhatsApp-/E-Mail-Korrespondenz: 5 Jahre nach Abreise bzw. letztem Kontakt

14. IHRE RECHTE

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung – z. B. per E-Mail an info@youpartments.com oder telefonisch.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der LDI NRW (Kontakt: Ziffer 1).

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO.

15. DATENSICHERHEIT

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ein, u. a. Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip, Zwei-Faktor-Authentifizierung für Verwaltungszugänge sowie regelmäßige Überprüfung unserer Dienstleister.

16. ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.